KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN
RAPAT
A. PERTEMUAN
pertemuan adalah suatu kumpulan
dari orang; suatu konvensi, sebagai, seorang besar pertemuan, yang harmonis
pertemuan
Jenis pertemuan yang khas adalah:
- pemecahan masalah
- pengambilan keputusan
- perencanaan
- feedforward (status laporan dan
presentasi informasi baru)
- Komentar (bereaksi dan evaluasi)
- Kombinasi pertemuan
B. RAPAT
Dibawah ini ada beberapa pengertian
rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, antara
lain :
1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan
dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi
formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama
2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat
menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas
banyak permasalahan penting.
3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat
berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih
sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan
tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana
secara teknis.
Macam-Macam Rapat
1. Menurut tujuannya, rapat dapat
dibedakan menjadi :
a) Rapat penjelasan, ialah rapat yang
bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan
yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara
kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk
mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang
bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak saling merugikan kedua belah pihak.
2. Menurut sifatnya rapat dibedakan
menjadi :
a) Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan
dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan
pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b) Rapat Informal, yaitu rapat yang
diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap
saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi
secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian
membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
c) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat
dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat
rahasia.
d) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya
dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut
masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
3. Menurut jangka waktunya, rapat
dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat mingguan, membahas masalah-masalah
yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, untuk membahas hal-hal atau
peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba
bulan.
c) Rapat semesteran, untuk mengadakan
evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah
selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.
d) Rapat
tahunan. Misalnya, rapat Dewan Komisaris, rapat umum pemegang saham.
4. Menurut frekuensinya, dapat
dibedakan menjadi :
a) Rapat rutin,
rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]
b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak
berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat
diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen,
yang harus segera dipecahkan.
Selain kita mengenal berbagai macam
rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal
satu jenis rapat yaitu yang
dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang
sama, ialah rapat dinas, musyawarh
kerja.
C. KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN
RAPAT
Tiap peserta hendaknya :
• Mampu berkomunikasi dengan jujur,
terbuka dan bertanggung jawab
• Mampu berperan sebagai
komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
• Mampu berperan sebagai komunikan
yang sangat responsif namun tidak emosional
• Mampu mengendalikan diri Setelah
rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan
D. TEKNIK BERBICARA,MEMBACA, DAN
MENDENGARKAN,
TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN
MENDENGARKAN
Berbicara
merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. karena
kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh
mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping
itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan
yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya. Kemudian
teknik membaca, membaca pada dasarnya
adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Dibutuhkan
kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami
kemampuan yang mendengarkannya. Selain itu ada juga teknik mendengarkan ,
nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap
ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat
mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran.
Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan
sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.
E. MENYUSUN PESAN
komunikasi adalah sumber hidup
perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh
karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk
hal-hal berikut ini :
1.Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan
untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.
2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya
3.Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
4. Mengatur dan menetapkan strategi.
5. Menerima dan menganikan penampilan-penampilan
untuk semua orang yang bekerja baginya.
6. Berkomunikasi dengan berbagai
pihak di luar perusahaan.
REFERENSI
No comments:
Post a Comment