Tugas 13 (Perencanaan Pesan)

Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a) Pencanaan

b) Komposisi

c) Revisi

B. PENENTUAN TUJUAN

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .

b) Keputusan untuk menenggapi audience

c) Keputusan untuk memutuskan isi

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media

2. Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

a. Memberi informasi (informing)

b. Persuasi (persuading)

c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3. Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :

a) Apakah tujuan tersebut realistis?

b) Apakah waktunya tepat?

c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

C. ANALISIS AUDIENCE

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

b. Siapa audience

c. Reaksi audience

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK

Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.

Sumber Referensi :

http://zayardinadin.blogspot.com/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html